Warsztat: „Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych. Mechanizm rozpatrywania skarg na naruszenia Wytycznych przez przedsiębiorstwa” – Podsumowanie
W dniach 5-6 grudnia 2017 r. Polski Instytut Praw Człowieka we współpracy z Fundacją Frank Bold oraz przy wsparciu Ambasady Królestwa Niderlandów zorganizował warsztat pt. Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych. Mechanizm rozpatrywania skarg na naruszenia Wytycznych przez przedsiębiorstwa. Warsztat był realizowany w ramach międzynarodowego projektu Improving Access to Remedy in Central and Eastern Europe, koordynowanego przez holenderską organizację SOMO. Do udziału w spotkaniu zostali zaproszeni przedstawiciele organizacji społeczeństwa obywatelskiego i związków zawodowych.
Warsztaty otworzył przedstawiciel gospodarza, J.E. Raphaela Varga, zastępca Ambasadora Królestwa Niderlandów w Polsce oraz Beata Faracik, Prezeska Zarządu Polskiego Instytutu Praw Człowieka i Biznesu. W wystąpieniu otwierającym podkreślono, jak ważne jest, aby organizacje pozarządowe, związki zawodowe i inne zainteresowane podmioty miały świadomość narzędzia jakim jest skarga na naruszenie Wytycznych OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, i umiały ocenić w jakich sytuacjach warto z niego skorzystać.
Część merytoryczną spotkania rozpoczęła prezentacja wprowadzającą w zagadnienia będące w centrum uwagi warsztatu, p. Agaty Mężyńskiej, ekspertki PIHRB pt. Wytyczne OECD i oparty o nie mechanizm wnoszenia skarg na działanie korporacji ponadnarodowych – korzyści wykorzystywania w działaniu sektora NGO. W swojej prezentacji ekspertka PIHRB omówiła czym są wytyczne OECD i które kraje deklarują ich przestrzeganie. Przedstawiła również główne założenia dotyczące zasad i trybu zgłaszania naruszeń na Wytyczne OECD. Następnie omówiono instytucję Krajowego Punktu Kontaktowego (KPK) OECD, poszczególne etapy rozpatrywania skarg przez KPK oraz przeanalizowano praktyczne aspekty składania zawiadomienia o naruszeniu Wytycznych OECD. Istotnym wymiarem tej części spotkania było case study, gdzie na podstawie przykładowych i potencjalnych opisanych sytuacji uczestnicy warsztatu mieli za zadanie zastanowić się czy w danym przypadku zasadne jest złożenie skargi do polskiego KPK, następnie sporządzić zawiadomienie o naruszenie Wytycznych OECD i o ile występuje taka możliwość – wskazać rozwiązanie alternatywne.
Kolejnym praktycznym aspektem warsztatu była prezentacja p. Ewy Zdunek, profesjonalnego mediatora, która w swojej prezentacji przedstawiła temat Mediacji w sprawach związanych z naruszeniem Wytycznych OECD. Specyfika polubownych metod rozwiązywania sytuacji konfliktowych. W swojej prezentacji mediatorka przedstawiła główne założenia procesu mediacji, jej zasady oraz przebieg. Na praktycznych przykładach pokazano korzyści płynące z pozasądowego sposobu rozstrzygania sporów w sprawach cywilnych i handlowych, w tym m.in. znaczenie krótszy czas postępowania, obniżone koszty, jak również większe prawdopodobieństwo utrzymywania polubownych i trwałych stosunków między stronami, będące wynikiem dobrowolności udziału w postępowaniu.
Następna prezentacja przygotowana przez p. Bartosza Kwiatkowskiego, Dyrektora w Fundacji Frank Bold oraz p. Agatę Mężyńską, ekspertkę PIHRB, skupiła się na zasadach, procedurach, dokumentach i najczęstszych problemach w przygotowaniu skargi do KPK OECD. Podczas tej części omówiono typowe sprawy rozpatrywane w sieci KPK, jak tez typowe problemy z przestrzeganiem Wytycznych OECD w krajach CEE. Zwrócono uwagę, że 2016 r. to 3 zakończonych spraw, w tym 24 przyjętych do rozpatrzenia i 14 odrzuconych, co stanowi 37% wszystkich spraw i jest wysokim wskaźnikiem na tle poprzednich lat. Wśród przyczyn wskazano m.in. istotność obowiązujących przepisów i procedur, w tym orzeczeń sądowych, brak właściwości KPK do oceny domniemanego naruszenia, tożsamość zainteresowanych/zaangażowanych stron i ich interes w sprawie, brak przyczynienia się do celów i skuteczności Wytycznych. Podkreślono również rolę mediacji w procesie – na 24 sprawy rozpatrzone w 2016 r., 15 skierowano do mediacji – zwrócono też uwagę, że do tej pory wśród spraw w Europie Środkowej dot. naruszenia Wytycznych OECD przeważają te dotyczące zatrudnienia i stosunków pracowniczych.
Kluczowym elementem warsztatu była praca w grupach nad przygotowaniem skargi do KPK OECD. Podczas tego zadania, uczestnicy spotkania zmierzyli się z praktycznymi pytaniami, które pojawiają się podczas przygotowywania zawiadomienia, przenalizowali przygotowane skarg i ryzyka z nimi związane. Podczas tej sesji i na podstawie swoich przemyśleń wynikających z pracy w grupach nad skargami, uczestnicy warsztatu przygotowali pytania do przedstawicieli polskiego KPK, które zostały omówione w drugim dniu spotkania. Następnie, pod okiem mediatora uczestnicy warsztatu wcieli się w role stron postępowania mediacyjnego, aby w praktyce poznać wyzwania stojące przed uczestnikami mediacji.
Drugiego dnia warsztatu uczestnicy wysłuchali prezentacji przedstawiciela polskiego Krajowego Punktu Kontaktowego OECD, p. Dominika Szostaka nt. KPK OECD w Polsce. Działania i wyzwania, ze szczególnym uwzględnieniem roli KPK w rozwiązywaniu sytuacji spornych z przedsiębiorstwami wielonarodowymi. Kluczowym elementem drugiego dnia warsztatu była sesja zatytułowana 100 pytań do polskiego KPK OECD, podczas której uczestnicy warsztatu mieli możliwość zadawania pytań, w tym również tych będących konkluzją praktycznych ćwiczeń przeprowadzonych w pierwszym dniu.
Na pytanie dotyczące bezstronności i kompetencji osób przeprowadzających postępowanie mediacyjne w KPK OECD, p. Szostak wyjaśnił, że wszyscy członkowie zespołu KPK mają odpowiednie uprawnienia w zakresie mediacji, więc co do zasady sprawy są rozpatrywane przez mediatorów będących przedstawicielami polskiego KPK OECD. P. Szostak dodał również, że polski KPK nie wyklucza mediacji zewnętrznej, prowadzonej przez wyspecjalizowanych mediatorów. Włączając się w dyskusję p. Ewa Zdunek, mediatorka, podkreśliła, że niezbędna jest promocja polskiego KPK, gdzie profesjonalna mediacja może służyć jako dobre narzędzie do promocji działań KPK. Wówczas, należy zwrócić szczególną uwagę na transparentność i wiarygodność procesu mediacji. Przedstawiciel KPK poinformował, że wypracowane przez KPK procedury w zakresie mediacji są otwarte na zmiany, co zapewne będzie też jednym z elementów wprowadzanych ulepszeń.
Na pytanie z sali o wyjaśnienie różnicy pomiędzy funkcjonującymi zespołami ds. CSR, p. Szostak wyjaśnił, że funkcjonują dwa Zespoły: jedne przy Ministerstwie Rozwoju, umiejscowiony w Biurze Ministra, składający się z przedstawicieli polskiego KPK przy OECD oraz drugi – Zespół ds. Zrównoważonego Rozwoju, będący zespołem zewnętrznym i składający się z przedstawicieli Ministerstwa Rozwoju, Ministerstwa Finansów. Na pytania dotyczące państw, będących przykładem dobrych praktyk, przedstawiono holenderskie KPK, skąd można wzorować się na przyjętych procedurach i prowadzonych postępowaniach.
Uczestnicy byli również żywotnie zainteresowani ilością i przyczyną odrzucenia skarg w ubiegłym roku. Jednocześnie uczestnicy wyrazili obawę, że skarga o naruszenie Wytycznych OECD może być wykorzystywana jako narzędzie dla prawników w przypadku postępowań sądowych – celem potwierdzenia zrealizowania przesłanki wykorzystania metod przedsądowego rozwiązania sporów. Jednocześnie, wyrażono obawę, czy toczące się postępowanie przed sądem może wstrzymać postępowanie w ramach mechanizmu skargi. Przedstawiciel polskiego KPK, odpowiadając na wątpliwości uczestników, wyjaśnił, że sam fakt toczenia się postępowania sądowego nie jest przeszkodą do przyjęcia sprawy przez KPK.
Uczestnicy zwrócili również uwagę przedstawicielom KPK na potrzebę przygotowania dodatkowej instrukcji, wyjaśniającej jak należy wypełnić formularz zawiadomienia. Jak podkreślali uczestnicy, na podstawie swoich pierwszych doświadczeń z jego wypełnianiem, dostrzegli potrzebę jego wyjaśnienia, celem uniknięcia odrzucenia skargi z przyczyn formalnych. P. Szostak wyjaśnił jednocześnie, ze zawiadomienie rozpoczyna procedurę, ale kwestie, które nie są rozpatrywane we wniosku mogą być uzupełnione. Podkreślił jednak, ze KPK wzywa do uzupełnienia zawiadomienia, w przypadku oczywistych omyłek.
W kwestiach formalnych, uczestnicy pytali również o możliwość składania skarg elektronicznie, co zostało potwierdzone przez przedstawiciela polskiego KPK. Jednocześnie, podkreślono rolę imiennego adresowania przesyłanych listownie skarg, gdyż brak imiennego adresata powoduje duże prawdopodobieństwo naruszenia zasady poufności skargi, gdyż zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie zasadami wszystka korespondencja nieimienna jest otwierana.
Wśród pytań znalazły się również te dotyczące zasad funkcjonowania polskiego KPK. Uczestnicy zwracali uwagę na brak bezpośredniego budżetu przypisanego do KPK, co rodzi niepewność co do możliwości i zakresu podejmowanych działań. Ponadto, odnoszono się również do umiejscowienia KPK w strukturach Ministerstwa Rozwoju, szczególnie w kontekście wątpliwości nie tyle co do skuteczności, a raczej niezależności prowadzonego postępowania. Przedstawiciel KPK wyjaśnił, że kwestia umiejscowienia KPK to decyzja na szczeblu politycznym i krajowym. Podkreślił również, że w związku z zasadą poufności, sprawy rozpatrywane są wyłącznie przez przedstawicieli (i na poziomie) KPK, co oznacza, że przełożeni nie są informowani o szczegółach sprawy, a tym samym nie zagraża to niezależności prowadzonego postępowania. P. Szostak zapewnił uczestników, że KPK OECD dysponuje zarówno budżetem, jak też konkretnymi osobami prowadzącymi ten punkt kontaktowy, do których m.in. zalicza się on sam, jak też obecny na warsztacie p. Philip Gajos. P. Szostak dodał również, że w jego prywatnej ocenie, niezbędny jest pewien okres próby, po którym to będzie można dopiero rozważyć dokonanie jakiejkolwiek zmiany umiejscowienia polskiego KPK OECD.
Wracając do zagadnienia promocji i odpowiadając na sugestie uczestników warsztatów dotyczące działalności polskiego KPK OECD oraz niskiej świadomości społecznej dot. mechanizmu skargi na Wytyczne OECD, przedstawiciel KPK przyznał, że promocja polskiego KPK to pięta achillesowa. W toku dyskusji, uczestnicy warsztatów – przedstawiciele związków zawodowych – zaproponowali aktywne włączenie się w promocje na temat działań polskiego KPK, jak też zaoferowali współpracę w tym zakresie. Ponadto, przedstawiciel związków zawodowych zwrócił uwagę na rosnący procent obywateli Ukrainy w Polsce, a tym samym podkreślił rolę zawiadomienia o naruszeniu Wytycznych w kontekście zatrudnienia i praw pracowniczych. Jak zasugerował, kwestię tę można zaadresować poprzez zrobienie zakładki, na stronie internetowej polskiego KPK, w języku ukraińskim. Jednocześnie, w tym miejscu, odpowiadając na inne pytanie uczestników, że skargi do KPK można składać jedynie w języku polskim. Kolejną propozycją było zrobienie ankiety na temat świadomości społecznej dotyczącej funkcjonowania, zadań i możliwych mechanizmów KPK OECD. Wyniki takiej ankiety mogłyby pomóc w zidentyfikowaniu najważniejszych obszarów i grup docelowych przy promocji działań KPK. Przedstawiciel związków zawodowych również zaproponował spotkanie przedstawicieli związków zawodowych z przedstawicielami polskiego KPK np. przy okazji rady dialogu społecznego, celem zastanowienia się nad wspólnymi działaniami promocyjnymi. Przedstawiciele związków zawodowych podkreślili również rolę zawiadomienia o naruszeniu w zestawieniu ze sporami zbiorowymi, które są narzędziem budującym większe zaufanie stron. Przedstawiciele organizacji pozarządowych zwracali również uwagę na potrzebę regionalnych spotkań, dla przedstawicieli lokalnych NGOs, uświadamiających organizacjom o takim narzędziu jak mechanizm składania skarg. Wśród pomysłów znalazły się m.in. spotkania przy regionalnych ośrodkach rady dialogu społecznego, czy też przy strefach ekonomicznych. Inny pomysłem z Sali było zorganizowanie spotkań na temat działań KPK na uniwersytetach, w szczególności dla studentów prawa i zarządzania, którzy to w przyszłości będą stanowić przyszłe kadry różnych instytucji i podmiotów. Przedstawiono tez propozycje zorganizowania konferencji lub symulacji nt. wykorzystywania mechanizmu skarg na Wytyczne OECD. Innym pomysłem było zorganizowanie staży przy współpracy z uczelniami celem kształcenia i wspierania w pracach zespołu polskiego KPK.
Prezeska Instytutu podkreśliła również, że aby system mógł funkcjonować dobrze, trzeba budować zaufanie. Temu służy chociażby powszechne udostępnienie (na stronie www) kontaktów do pracowników polskiego KPK. Ekspertka Instytutu, p. Mężyńska zwróciła również uwagę na potrzebę weryfikacji tłumaczenia Wytycznych. Przedstawiciel KPK poinformował, że w tym celu powołane zostały specjalne konsorcja, natomiast nie wyklucza to możliwości weryfikacji i przeanalizowania.
Sesję pytań, jak też cały warsztat zakończyły indywidualne konsultacje 1:1 z NGOs dotyczące potencjalnych skarg do KPK.